Si tus amigos no te lo contaron, nosotros sí vamos a hacerlo: ¡El día de tu boda te lo pasarás en grande! Será uno de los más emocionantes de tu vida y el tiempo se te pasará volando… Pero si durante el día de la boda tienes que estar pendiente de que los proveedores cumplan su cometido, de cuándo entran las canciones durante la ceremonia o de si el fotomatón se ha averiado… ¡El día de tu boda se convertirá en una pesadilla!
Esto es lo que necesitas para que el día de tu boda sea perfecto
Expertos en planificación de eventos y organizadoras de bodas en todo el mundo, recomiendan la contratación de un servicio de coordinación de bodas, al margen de que hayamos delegado toda la organización de nuestro gran día en manos expertas o no.
Pero, organización y coordinación de bodas… ¿Es lo mismo? ¡No! Aunque suene parecido, organizar y coordinar una boda son funciones totalmente distintas.
La organización de una boda contempla toda la preparación de la boda, es un servicio integral que incluye: Búsqueda de proveedores y espacios para la ceremonia, diseño de la boda, decoración, asesoramiento… y por supuesto, también la coordinación del día de la boda.
Mientras que la coordinación de la boda, tiene en cuenta la planificación y la sucesión de acontecimientos durante el mismo día de la boda: Llegada de los invitados a la ceremonia, entrada de los novios, intercambio de alianzas, sesión de fotos, banquete, brindis… La coordinación de la boda también contempla la preparación de estos acontecimientos, como por ejemplo, maquillar y vestir a la novia, tener localizados los anillos, saber cuándo llegará el fotógrafo, etc.
En definitiva, coordinar una boda consiste en asegurarse de que todos los eventos programados durante este día tienen un espacio y un momento, que se llevan a cabo de acuerdo a lo previsto en la planificación, y en resolver cualquier posible contratiempo que pueda surgir con todos los elementos que intervienen el día de la boda, incluyendo a proveedores, invitados, incluso a los novios.
Razones por las que coordinar el día de tu boda
- Además de que es un servicio altamente recomendable para garantizar que tu boda sale según lo planeado, estas son las razones más comunes por las que las futuras parejas contactan con wedding planners y organizadores de boda para coordinar el día de su boda:
- ¡No sabes cómo hacerlo! Quizás tienes una vaga idea de cómo te gustaría que fuese tu boda, pero no sabrías por dónde empezar para organizarla y mucho menos, cómo coordinar todos los elementos imprescindibles durante la esperada fecha.
- Sabes cómo quieres que sea tu boda, con qué proveedores te gustaría contar ese día y qué cronología te gustaría seguir, pero no tienes tiempo para organizarla y coordinarla.
- Has organizado toda la boda sin ayuda de un profesional, pero necesitas a alguien que esté pendiente de que todo salga bien durante el día de tu boda.
El día de tu boda es único e irrepetible y si no quieres perdértelo, la mejor opción es sin duda delegar la tarea de coordinar, procurar que todo salga según lo planeado y salvar cualquier imprevisto, en un profesional de la organización y la coordinación de bodas.
La importancia de contar con una wedding planner para coordinar el día de tu boda
Ya te hemos contado que el secreto para que el día de tu boda sea todo un éxito, es asegurarnos de que se coordina el evento de principio a fin, pero ¿Quién se encarga realmente de esta tarea? Aunque existen figuras como los coordinadores de boda, contar con un o una wedding planner, suele ser todo un acierto. Tanto por su amplia preparación, como su experiencia, el/la wedding planner se asegurará de que todo vaya según lo previsto.
¿Qué hace la coordinadora de bodas o wedding planner?
El trabajo de coordinación de un wedding planner (hablando estrictamente sólo de sus funciones como coordinador del evento, no como organizador integral de la boda), comienza un par de semanas antes de la boda.
- Primero suelen realizar un cronograma o timing, con todos los proveedores y servicios contratados que intervienen el día de la boda.
- El siguiente paso que realiza un wedding planner para coordinar la boda, es contactar con los proveedores, para presentarse, informarles sobre su papel y concretar las tareas que se van a realizar, en qué momento de la ceremonia tendrán lugar y cuánto tiempo deben durar de acuerdo al timing.
- Otra tarea muy importante del wedding planner como coordinador, es la gestión de comensales. Aproximadamente una semana antes de la boda, el wedding planner, confirma el número de comensales y redacta una lista con las preferencias alimentarias para confirmar, alergias e intolerancias de los invitados (menús especiales para invitados alérgicos, niños, embarazadas, celíacos y otros).
Tras concretar horarios, funciones y servicios con todos los proveedores, el wedding planner hace una última revisión del timming junto a los novios, por si estos quisieran introducir algún cambio o modificación de última hora.
Las tareas de la wedding planner el día de la boda
El día de la boda comenzará para el/la wedding planner será el primero en llegar para supervisar a los proveedores que deben cumplir sus funciones al inicio de la jornada y de forma previa a la ceremonia. Estos son: Los maquilladores, peluqueros, decoradores y técnicos de audiovisuales. Aunque parezca una misión imposible, los wedding planner son expertos en el arte de estar en varios lugares a la vez, para asegurarse de que los proveedores realizan su trabajo a tiempo y que se sigue el timing establecido para esta primera fase de la boda.
Ya en el lugar de la ceremonia, los wedding planner darán las bienvenida a los invitados y los ayudarán a acomodarse.
Cuando esta primera fase del evento termine y durante el periodo programado para la sesión de fotografía de los novios, el/la wedding planner se desplazará hasta el lugar de la celebración para dar los retoques finales al montaje y la decoración en el espacio elegido para este fin. Una vez comiencen a llegar los invitados, será cometido del wedding planner acomodar a los comensales en sus respectivas mesas, asegurarse de que cada uno se sienta en el lugar que le corresponde y verificar que se sirven los menús de acuerdo a la previsión y necesidades alimentarias. Durante todo el banquete, los wedding planner estarán en contínua comunicación con el personal de cocina para garantizar que el servicio sea fluido y no se produzcan atrasos en el resto de actividades programadas para la boda.
Otras cuestiones que a menudo son revisadas por los wedding planner que ostentan la función de la coordinación del día de la boda son: Repasar la lista de invitados, la lista de las mesas, asegurarse de que el menú es el correcto, verificar el “seating plan”, comprobar que las flores elegidas para centros de mesa y decoración se encuentran en perfecto estado, supervisar al equipo de animación y música de la boda…
La tarea del wedding planner como coordinador el día de la boda, suele llegar a su fin cuando termina el banquete y tiene lugar el baile nupcial, dando paso a la fiesta y la barra libre.
¡Y llegó el gran día! Así será tu boda si la coordinas...
Como ya te habrás dado cuenta, para que el día de tu boda sea inolvidable y puedas disfrutarlo sin estrés ni complicaciones, es imprescindible una correcta planificación y coordinación. Estos son algunos de los beneficios de contratar el servicio de coordinación o contar con la ayuda de un wedding planner para coordinar el día de tu boda:
- Disfrutarás de tu boda plenamente, evitarás el estrés y no tendrás que preocuparte por los detalles durante el gran día.
- Pasarás más tiempo con tus amigos y familia durante el día de tu boda, puesto que no tendrás que estar pendiente de nada más.
- Contarás con el apoyo de un profesional antes y después de la boda, que preparará el evento de acuerdo a tus expectativas y se ocupará de todo el día de tu boda.